Xin chào anh chị và các bạn,
Đối với chúng ta, ai cũng được một đặc ân là 1 ngày có 24 giờ, và ai cũng như ai, thế mà rất nhiều người lại cảm thấy không bao giờ đủ thời gian để làm những điều mình muốn. Có hằng ngàn quyển sách viết về cách tiết kiệm thời gian và làm việc năng suất hơn, nhưng sách là sách, đôi khi lý thuyết suông và với tôi, những kinh nghiệm thực tế từ các chuyên gia là nguồn tham khảo tốt nhất vì nó đã được đưa ra trải nghiệm và thành công.
Học thực tế từ các chuyên gia sẽ giúp bạn tránh phải “ngập đầu” trong công việc
Trong phạm vi bài viết này, tôi xin chia sẻ những quan điểm của các nhà quản lý trên khắp thế giới, những điều họ chia sẻ trên báo chí, trên Blog…về các thủ thuật để làm việc năng suất hơn.
1. Sử dụng những phần mềm tốt nhất:
Isaac Westwood, chủ tịch của Outbox Systems, công ty chuyên về giải pháp cho doanh nghiệp sử dụng điện toán đám mây đã chia sẻ rằng “sử dụng phần mềm hoặc công cụ tốt nhất, đúng với nhu cầu sẽ đem lại khác biệt rõ rệt”.
Thật vậy, ai cũng biết phần mềm tốt nhất sẽ tạo hiệu quả nhất. Nhưng… nó cũng có thể đắt nhất. Vậy giải pháp ở đây là gì? Xin lưu ý rằng phần mềm tốt nhất được hiểu là phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của bạn. Và trên thị trường công nghệ hiện nay, cùng với sự bùng nổ của mã nguồn mở thì chi phí ngày càng rẻ hơn rất nhiều nếu bạn dành chút thời gian để chọn lựa. Những apps trên di động phục vụ cho công việc ngày càng nhiều, chuyên nghiệp và rất nhiều trong số đó là miễn phí hoặc bạn chỉ cần bỏ ra một số tiền rất ít để sử dụng chúng.
Vậy làm sao để tìm được phần mềm tốt nhất? Hiện hầu hết các phần mềm đều có phiên bản “dùng thử” , hãy tận dụng giai đoạn này để sử dụng và đánh giá xem phần mềm có đáng để đầu tư không.
Những phần mềm thông dụng mà tôi đang sử dụng đó là:
- Pocket Informant (bản Pro), bạn chỉ cần trả 10 USD để sử dụng, với phần mềm này, mọi công việc của tôi được “lên khuôn” một cách chính xác, và nó cũng là cô thư ký tuyệt đối trung thành và tận tụy khi nhắc nhở và ghi chú tất cả những việc cần làm và phải làm.
- CRM của một nhà cung cấp Việt Nam: Đây không phải là 1 công ty tên tuổi nhưng nó phù hợp với nhu cầu của tôi và tôi chỉ phải trả 50USD/năm cho 1 tài khoản. Với phần mềm này, tất cả khách hàng luôn được lưu giữ, phân tích và đánh giá.
- Dropbox: Phần mềm này quá thông dụng. Có rất nhiều phần mềm thay thế và miễn phí nhưng tôi xài Dropbox vì … đã quen. Mỗi trưởng bộ phận luôn có 1 folder “Báo cáo” và để lên Dropbox. Dropbox này được chia sẻ và tôi có thể truy xuất bất cứ lúc nào. Khi có bất kỳ báo cáo mới nào hoặc một tài liệu nào được cập nhật, tôi được thông báo ngay, và nắm thông tin một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất.
Còn bạn, bạn đang dùng những phần mềm nào để tăng năng suất?
2. Sử dụng công cụ tìm kiếm trước khi suy nghĩ điều gì?
Rất lạ, nhưng đó là chia sẻ của Fergal Glynn, phó chủ tịch phụ trách về Marketing của Docurated, một công ty cung cấp dịch vụ tìm kiếm nội dung, đã chia sẻ như vậy. Theo F.Glynn, có rất nhiều trường hợp (vấn đề) tương tự như trường hợp (vấn đề) của bạn, và nó đã được người khác xử lý và thường có sẵn trên Internet và hãy tận dụng nó. Nếu bạn đang suy nghĩ cách giải quyết vấn đề A, thay vì suy nghĩ giải pháp cho nó, hãy tìm nó trên Internet trước khi phải suy nghĩ về nó. Những thông tin tìm được có thể đúng, có thể sai, nhưng ít nhất bạn cũng có nhiều tùy chọn để bạn có thể ra quyết định.
3. Nơi làm việc cần sự yên tĩnh và tối ưu với bạn.
Magnus Yngen, CEO của Camfil, nhà cung cấp lọc không khí và giải pháp vệ sinh môi trường chia sẻ rằng môi trường có tác động lớn đến năng suất làm việc.
“Nơi làm việc của tôi là nơi tôi luôn cảm thấy an toàn. Tôi luôn có một không gian yên tĩnh để có thể hoàn thành công việc. Bạn có thể bố trí âm nhạc thật êm dịu, sử dụng các mùi hương và điều chỉnh ánh sáng tối ưu với bạn, bạn sẽ có một môi trường làm việc khiến bạn hiệu quả.”, Magnus Yngen chia sẻ.
Magnus Yngen cũng chia sẻ rằng mùi hương thường được ông sử dụng đó là mùi khuynh diệp và oải hương. Ngoài ra, bạc hà và hương táo cũng giúp tạo sự tĩnh tâm. Ông thích dùng nhạc cổ điển vì nhạc cổ điển cũng được chứng minh làm êm dịu tinh thần.
4. Dập tắt mọi điều khiến bạn mất tập trung
Courtney Anderson, CEO của Spa Trouve, một trung tâm spa trị liệu đã chia sẻ cách làm sao để mình có thể thoát khỏi sự mất tập trung như sau:
“Thật khó để tôi có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nếu tôi luôn bị làm phiền bởi email mới, các tin mới từ các dịch vụ chat, do đó, để có thể tập trung hoàn thành tốt các dự án, tôi đã buộc mình phải ngắt tất cả các kết nối với các ứng dụng có thể gây phiền phức. Tôi đã sử dụng app Freedom, nó giúp tôi tắt tất cả các kết nối internet vào các ứng dụng mà tôi muốn nó không làm phiền mình”.
Courtney Anderson khuyên bạn nên chọn những công cụ có thể giúp bạn ngắt tất cả các kết nối với thế giới bên ngoài. Nếu trước đây, chỉ cần tấm bảng “cấm làm phiền” là xong, thì bây giờ, bạn không chỉ cần cái bảng, mà phải cần các ứng dụng để tắt tất cả các kết nối. Tắt điện thoại không phải ý tưởng tồi, nhưng bạn không thể tắt máy tính vì phải đang làm việc với nó, do đó, phải có phần mềm để ngăn chặn chính nó làm phiền bạn.
5. Tìm nơi thư giãn
Nico Pesci, cố vấn tại Cambridge Financial, một tổ chức tư vấn và hoạch định tài chính đã nhắc nhở chúng ta cần phải nghỉ ngơi.
“Đối với tôi, thiền là một trong những thực hành tốt nhất để tôi duy trì năng suất làm việc của mình. Chỉ mới 10 đến 20 phút định tâm vào giữa ngày làm việc có thể giúp tôi bình tâm thông qua hơi thở và giúp tôi sáng suốt và có tâm an bình cho nửa ngày còn lại.”, Nico Pesci nói.
Có rất nhiều sách viết về thiền, đặc biệt chúng ta ở Việt Nam, thiền là một trong những pháp môn khá thông dụng. Hãy dành thời gian học và thực hành mỗi ngày, bạn sẽ thấy năng suất hơn và an bình hơn.
Với 5 chia sẻ thực tế về cách thực hành năng suất cá nhân của các chuyên gia ở trên, tôi hy vọng bạn có thêm những chọn lựa để có được một kế hoạch tạo lập hoặc phát triển năng suất cá nhân của chính bản thân mình. Có rất rất nhiều sách viết về đề tài này, nhưng hãy tin tôi, học từ người thực việc thực vẫn hiệu quả hơn rất nhiều.
Chúc các bạn thành công.
Dũng Nguyễn | Quản trị Kinh doanh | QuanTriKinhdoanh.com.vn
Nguồn sưu tầm từ: quantrikinhdoanh.com.vn
Bài viết: Cách làm việc năng suất từ những chuyên gia (https://www.sep.vn/cach-lam-viec-nang-suat-tu-nhung-chuyen-gia.html) được biên tập bởi công sức của BTV Sếp (https://www.sep.vn). Vui lòng liên kết tới web của chúng tôi khi tái sử dụng thông tin. Chân thành cảm ơn.