Xin chào anh chị và các bạn,
Là một nhà quản lý, hẳn tất cả các bạn đều biết quá trình là gì, quy trình là gì, và tầm quan trọng của quá trình, quy trình. Nhưng làm sao để có thể “mô tả” một quá trình một cách hiệu quả thì SIPOC chính là công cụ của các bạn. Trong phạm vi bài viết này, tôi xin chia sẻ về SIPOC, để cho những ai đang viết hoặc sử dụng các quá trình trong công ty có thể áp dụng để thực hiện tốt hơn hoặc cải tiến quy trình hiện có.
Nguồn: Improvement Skills Consultant
SIPOC là gì?
SIPOC là từ viết tắt của các chữ: Suppilers – Input – Process – Output – Customers.
Suppliers – “Nhà cung cấp” của qúa trình
Thông thường, một chuỗi công việc gồm nhiều quá trình khác nhau và đầu vào của quá trình này là đầu ra của quá trình khác. Ngoài ra, đối với những quá trình dạng “end-to-end” hay còn gọi là quá trình đơn thì đầu vào của quy trình chính là người/đơn vị yêu cầu thực hiện quá trình đó. Trong trường hợp này (quá trình đơn) thì “nhà cung cấp” cũng chính là “khách hàng”, nói một cách đơn giản hơn, đơn vị yêu cầu thực hiện quá trình cũng chính là khách hàng, người hưởng lợi từ quá trình đó.
Input – “Đầu vào” của qúa trình.
Đầu vào của quá trình chính là những thứ sẽ giúp quá trình trở thành hiện thực, là “nguyên liệu” để người thực hiện quá trình có thể làm được quá trình.
Ví dụ đối với quá trình tuyển dụng, thì đầu vào (Input) của quá trình tuyển dụng là: Yêu cầu tuyển dụng.
Process – “Quá trình” (*)
Bao gồm các bước tuần tự để thực hiện. (Phần dùng ngôn ngữ cho chính xác tôi có đề xuất ở phần dưới)
Output – “Đầu ra” của quá trình
Quá trình sau khi thực hiện với sự hỗ trợ của nguồn lực đầu vào thì sẽ đem lại kết quả gì. Lưu ý khi đã gọi là quá trình (Process) thì đầu vào phải khác đầu ra (Input phải khác Output).
Customers – “Khách hàng” của quá trình.
Khách hàng chính là người thụ hưởng quá trình. Như nói ở trên, trong trường hợp là các quá trình đơn thì khách hàng cũng chính là “Nhà cung cấp” (người yêu cầu quá trình).
2. Thực hiện SIPOC ra sao?
SIPOC thực hiện rất đơn giản. Có rất nhiều cách để tiến hành, nhưng cách của tôi thường áp dụng rất đơn giản như sau:
1. Họp nhóm viết quá trình. Nhóm viết quá trình phải có đại diện của người yêu cầu quá trình (Suplier), người thực hiện quá trình và người thụ hưởng quá trình (Customers).
2. Người yêu cầu sẽ đặt tên cho quá trình và đưa ra các yêu cầu đầu vào.
3. Người thực hiện dựa vào các yêu cầu đầu vào sẽ xây dựng các nguồn lực vào (Inputs), các quy trình để thực hiện (Process), các kết quả đầu ra (Output).
4. Người thụ hưởng quá trình (Customers – Khách hàng) sẽ đánh giá các kết quả đầu ra đã đáp ứng đúng yêu cầu của mình chưa.
5. Cả nhóm sẽ thảo luận để thống nhất mục tiêu và gới hạn của quá trình, điểm bắt đầu, điểm kết thúc, những trường hợp bào thì áp dụng quá trình, trường hợp ngoại lệ nào không áp dụng quá trình này.
6. Cử 1 người viết lại các nội dung theo mẫu SIPOC.
7. Thực hiện và cải tiến liên tục.
3. Biểu mẫu SIPOC trên thực tế
4. Video clip (Tiếng Anh) để giúp các bạn hiểu rõ hơn về SIPOC
5. Ví dụ về 1 SIPOC hoàn chỉnh.
Nguồn: Improvement Skill Consultants
Nói tóm lại, SIPOC là một công cụ để xây dựng quá trình rất trực quan, dễ áp dụng. Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng, tôi thấy tại Việt Nam đang sử dụng 2 từ có ý nghĩa khác nhau đó là “Process” – Quá trình và “Procedure” Quy trình. Quá trình (Process) là tập hợp các hoạt động, tương tác qua lại lẫn nhau, biến đổi đầu vào thành đầu ra (ISO 9000). Nếu theo định nghĩa này, thì Process đã bao gồm đầu vào (Input) và cả Output (Đầu ra), nên trong SIPOC để với chữ P là Process là chưa hợp lý (khi đối chiếu với định nghĩa của ISO 9000), và tôi nghĩ nếu chữ P đó là Procedure (Quy trình – “cách thức” hay “phương thức” thực hiện một quá trình/công việc) thì có vẻ hợp lý hơn.
Dù cách dùng từ như thế nào đi chăng nữa thì SIPOC vẫn là công cụ rất tốt, dễ nhớ, dễ áp dụng khi xây dựng quá trình. Chúc các bạn thành công.
Dũng Nguyễn | Quản trị Kinh doanh | QuantriKinhdoanh.com.vn
Nguồn sưu tầm từ: quantrikinhdoanh.com.vn
Bài viết: SIPOC – tấm bản đồ cho mọi quá trình (https://www.sep.vn/sipoc-tam-ban-do-cho-moi-qua-trinh.html) được biên tập bởi công sức của BTV Sếp (https://www.sep.vn). Vui lòng liên kết tới web của chúng tôi khi tái sử dụng thông tin. Chân thành cảm ơn.